ISO 9001:2008 “L’alta direzione deve assicurare che le responsabilità
e le autorità siano definite e comunicate nell’ambito
dell’organizzazione.” (p.5.5.1)

ISO 14001:2004 “Al fine di agevolare una gestione ambientale efficace,
ruoli, responsabilità e autorità devono essere definiti, documentati e
comunicati.” (p.4.4.1)

La stessa cosa è definita nel p. 4.4.1 della  18001:2007.

Questo aspetto risulta essere rilevante non solo per le norme
volontarie, ma anche e soprattutto per la legislazione ambientale e di
sicurezza, dove esistono appunto deleghe formali per la gestione degli
aspetti normativi.
E dove le persone, formalmente nominate, hanno precisi obblighi e
relative responsabilità.

La chiarezza in questi casi è fondamentale.

Permette in caso di visita di un Ente di Controllo (Arpa, piuttosto
che Inail/Ulss, o altri) di indirizzare verso la persona incaricata,
che avrà naturalmente tutte le conoscenze e le competenze per gestire
le richieste.

In caso di necessità interne, per esempio per un’emergenza, sapere a
chi rivolgersi consente al personale di non perdere tempo inutilmente
e di ridurre i tempi di reazione e l’eventuale “panico” che una
situazione del genere potrebbe causare.

In caso di normale amministrazione, è indubbiamente altresì
indispensabile rendere note le autorità per evitare che persone
inesperte o non sufficientemente formate e competenti per la
questione, possano prendere decisioni che in qualche modo danneggino
l’azienda, in termini di qualità di prodotto o di mancato rispetto di
normative di sicurezza o ambientali.

Il documento generalmente utilizzato per far girare questo tipo di
informazioni è l’organigramma.
L’organigramma da solo però non basta, perché può dare una mera
informazione del “campo” in cui opera una persona e delle relazioni di
subordinazione.

A volte quindi vengono utilizzati in supporto i mansionari, che
descrivono maggiormente le attività specifiche dei vari ruoli. Ma più
frequentemente, al posto dei mansionari troviamo, oggi, le procedure e
le istruzioni, che se redatte adeguatamente definiscono meglio il “chi
fa cosa”, chiarendo bene anche le relazioni che intercorrono tra
operatori che non fanno parte della stessa “area operativa”.

La chiarezza in questi documenti permette di evitare buchi di
informazioni o interruzioni di processo, aiutano nel tenere
maggiormente sotto controllo le comunicazioni in ingresso ed in
uscita, perché vengano indirizzate alle figure corrette, evitando
informazioni ridondanti, rimbalzanti da una figura all’altra, o
sprechi di tempo, e consentendo una miglior fluidità del processo
stesso.