Per coordinare un progetto con successo il manager ha necessità di utilizzare un insieme di molteplici strumenti, tecniche, abilità ed esperienze.

L’obiettivo generale per gestire un progetto è quello di garantirsi che il progetto sia completato in tempo, nel budget e fornisce i risultati desiderati o obiettivi che sono chiaramente definite nel piano di progetto.

Tipico per la gestione dei progetti, che è diversa dalla gestione di business plan  è che il progetto ha il suo inizio e la fine comprendendo nella fine anche eventuali periodi di garazioa o assistenza. Inoltre il progetto ha obiettivi chiari, il budget e i tempi (le aspettative chiare su che cosa, quando, chi e quanto).

Ciò richiede un manager “dedicato” che sarà deputato di coordinare tutte le attività di progetto per tutto il suo ciclo di vita – dall’inizio alla fine.

Tutti i progetti si possono suddividere in 4 processi principali, dalla nascita alla sua cessazione:

1. Inizio del Progetto

Questa è la prima fase di ogni progetto in cui è immaginato il progetto, tra cui l’obiettivo generale, le esigenze, le tappe e il budget iniziale. Il piano è stato ulteriormente sviluppato per includere i membri del team  di progetto e le competenze minime  necessarie per l’esecuzione del progetto al fine di pervenire al successo.

2. Piano di progetto

Avviato il progetto pian piano viene a delinearsi e a correggersi il piano di progetto completo; questo viene sviluppato e finalizzato al raggiungimento degli obiettivi prefissati. Ciò comporta ricerca e pianificazione dettagliata, include tutti gli aspetti importanti (critici) per la gestione del progetto ed eventualmente intraprendere tutte quelle azioni correttive e preventive necessarie al fine di rientrare in quanto definito nel  come piano di bilancio finale, piano di manodopera, il piano tempo con tutte le tappe e tutte le altre risorse necessarie per la gestione e il coordinamento.

3. L’esecuzione del progetto

Questo è dove il team di coordinamento del progetto entra in azione. Il coordinatore del progetto gestisce tutti i compiti e le attività al fine di fornire per ogni  stadio del progetto  tempi  budget e in base agli obiettivi richiesti.

Il ruolo prevede il coordinamento delle attività, comunicazione efficace ed efficacie, gestione delle risorse e la gestione del team di progetto. Per coordinare le attività del progetto con successo il manager ha bisogno di  rimanere informato per quanto riguarda tutti gli sviluppi del progetto e di intraprendere le azioni necessarie preventive o correttive se esiste un divario tra i requisiti del piano di progetto e dei risultati effettivi al tempo in cui vengono misurati i dati.

4. Finalizzazione del progetto

Dopo tutti i passaggi e le tappe del progetto sono state completate  il gestore del progetto deve finalizzare e chiudere il progetto con successo.

Al termine del progetto, il responsabile svilupperà una attenta relazione su quanto accaduto nel tempo, sui risultati forniti, le polemiche importanti emerse e il successo generale del progetto e dell’organizzazione. Gli Stakeholder  interessati sono informati sui risultati del progetto.

Questa fase comprende l’analisi di tutto quanto accaduto e fare tesoro delle lezioni apprese questo diventa importante al fine di generare miglioramento per i progetti.

I migliori gestori di progetti devono sapersi pianificare il loro ruolo e le attività nel corso di questi quattro fasi principali.

Mentre è chiaro che la terza fase (la realizzazione del progetto) è dove la maggior parte degli sforzi e il tempo saranno assegnati

Metriche misurabili, relazioni efficaci e chiare aiuteranno a coordinare e misurare i propri progressi nella gestione del  progetto su base continuativa  favorirà a identificare immediatamente i problemi e intraprendere le azioni migliori.

“Misurate ciò che è misurabile e rendete misurabile ciò che non lo è”. Galileo Galilei