12
giu
2012

La scelta degli obiettivi: la matrice di Eisenhower

Di Alfredo Lanzellotti pubblicato martedì 12 giugno 2012 in Misurazione analisi e miglioramento |

La scelta degli obiettivi: la matrice di Eisenhower

 

Una corretta costruzione degli obiettivi, da sola, non è strettamente correlata ad un’ottimale gestione del tempo.

 

“Chi ben comincia è a metà dell’opera”. L’antico proverbio sempre in auge, conferma che iniziando con il piede giusto, il tragitto verso un’ottimale gestione del tempo, sarà presto in discesa. Il rischio però di perdersi tra i tanti obiettivi che si sono costruiti, è certamente dietro l’angolo.

 

È risaputo che la risorsa tempo non è infinita. Certo, anche se non si conosce il suo termine ultimo, si è coscienti che un giorno è formato da 24 ore e che le stesse non possono essere utilizzate completamente.

 

La vita è costellata di scelte, a volte tante, forse troppe, e procrastinarle porterebbe solo ad un accumulo delle stesse che metterebbe a rischio “default” il nostro intero sistema celebrale.

 

Come decidere quando e quali obiettivi mettere in atto?

 

Ad una parte di questa domanda, si può rispondere con l’utilizzo della “Matrice di Eisenhower”, 34° Presidente USA e Comandante in capo delle Forze Alleate in Europa durante il secondo conflitto mondiale. Proprio nel periodo menzionato, egli costruisce tale strumento, denominato anche “Matrice Urgenza-Importanza”.

 

Due sono le variabili da valutare nella matrice:

 

Urgenza: facilmente definibile con quelle attività in cui la scadenza è imminente, e quando l’azione deve essere obbligatoriamente immediata. Parametro di misurazione è dunque il tempo;

 

Importanza: per definirla si deve presuppore un criterio con il quale misurarla (un valore personale, aziendale, il benessere..etc.), e valutarne gli effetti e le conseguenze che potrebbero derivare dal fare o non fare la corrispondente azione. Essa è relativa e soggettiva.

 

 

 

 

IMPO

R

T

A

N

Z

A

 

II

I

OperativoTempi breviAlta attenzione StrategicoCrescitaProgrammare con qualità
III

IV

ImprevistiDelegare o evitare il più possibile SelezionareAlto livello di tentazioneIncastrarli o negarli 

 

 

 

 

+

 

 

 

-

                    +                              -U R G E N Z A

 

 

Posizionando dunque gli obiettivi, secondo i valori assegnati, sarà visibilmente apprezzabile il vantaggio di questo strumento.

 

QUADRANTE PRIMO:

  • Definizione: obiettivi importanti ma non urgenti, questioni di carattere strategico di lungo termine, ad esempio: attività di ricerca, formazione, sviluppo di relazioni etc.;
  • Consigli: parola d’ordine: “programmare”. Si deve riuscire a dedicare almeno il 20% del tempo a disposizione, e lo si deve fare con qualità, in primis per crescere professionalmente e personalmente, e secondariamente per evitare che tali obiettivi si tramutino in urgenti.

 

QUADRANTE SECONDO:

  • Definizione: obiettivi urgenti e importanti, attività da svolgere hic et nunc, con attenzione immediata ed in prima persona.
  • Consigli: niente e nessuno deve ostacolare lo svolgimento di tali attività. L’obbligatorietà costringe la veloce e precisa esecuzione. Se la maggior parte del tempo si trascorre però a mettere in atto tali azioni vuol dire che si è gestiti dagli impegni, mentre dovrebbe essere il contrario.

 

QUADRANTE TERZO:

  • Definizione: obiettivi urgenti ma non importanti, classici imprevisti che disturbano ed interrompono le attività ritenute serie, ma tuttavia non ignorabili;
  • Consigli: poiché non programmabili, all’occorrenza delegare ove possibile, ma soprattutto negoziare, proprio perché per la maggior parte dei casi gli obiettivi nascono dall’esterno.

 

QUADRANTE QUARTO:

  • Definizione: obiettivi né urgenti né importanti, faccende talvolta piacevoli, altre volte solo banali ma aventi come caratteristica fondamentale l’alto livello di tentazione;
  • Consigli: è opportuno (se possibile) delegarli, metterle in agenda o in attesa per periodi migliori, ma sicuramente acquisire la capacità (strettamente correlata con la volontà, in questo caso) di dire NO.

 

 

È seriamente complicato gestire questa quadratura di obiettivi, perché risulta difficile in prim’ordine valutare oggettivamente gli obiettivi, secondariamente prevedere imprevisti e saperli gestire.

 

Generalmente ciò che accade è che, centrati gli obiettivi del secondo quadrante (urgenti e importanti), ci si impegni per raggiungere quelli del terzo (urgenti e non importanti), con la conseguenza di non impiegare il tempo necessario per il soddisfacimento del primo (che è certamente quello maggiormente strategico nel lungo periodo).

 

 

Il percorso ottimale, prevede il passaggio dal secondo al primo quadrante e in seguito al terzo, non dimenticandosi in alcun modo il quarto quadrante soprattutto per le attività di svago e sportive, che contribuiscono ad alleviare lo stress accumulato nelle precedenti attività.

L'autore: Alfredo Lanzellotti

Neolaureato in Management e Consulenza aziendale. Oltre al suo percorso accademico, ha potuto maturare nel corso della pratica lavorativa delle esperienze nell’ambito dei servizi nelle telecomunicazioni, contribuendo ad implementare le sue capacità organizzative, di lavoro in gruppo e di soddisfacimento dei portatori d’interesse. Attualmente impiegato presso Abramo Customer Care. Appassionato di economia e temi riguardanti il management in particolare la qualità, materia che studia con passione per specializzarsi e farne la sua professione.

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Questo articolo è stato pubblicato martedì 12 giugno 2012 da Alfredo Lanzellotti il martedì, giugno 12, 2012 alle 06:45 ed appartiene alla categoria Misurazione analisi e miglioramento. Puoi seguire i commenti a questo articolo attraverso i feed RSS 2.0. Lascia un commento!

 

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