La gestione dei costi di un progetto è importante e strategica per i seguenti motivi:

Stimare e massimizzare il ROI sul tuo progetto

Pianificare le risorse da impiegare, e i costi necessari per le attività al fine che il progetto venga realizzato

Ottimizzazione dei  costi per la realizzazione del progetto.

L’obiettivo di ogni progetto è quello di aggiungere valore alla vostra organizzazione realizzando tutti gli obiettivi di budget.

Alla fine i benefici devono superare i costi o gli investimenti nel progetto.

Se il progetto in questione è di una piccola organizzazione o grande impresa, finalizzato allo sviluppo di nuovi prodotti, di miglioramento dei processi di business esistenti o come  l’apertura di un nuovo ramo d’azienda, la stima dei costi è fondamentale per il successo alla realizzazione del progetto.

Inoltre la gestione dei costi in tutto il ciclo di vita del progetto è strategica al fine di rimanere con il piano dei costi  e apportare le modifiche e gli adeguamenti necessari per il futuro al fine di rispettare anche tutte  le normative vigenti.

La gestione dei costi è importante perché le organizzazioni non godono di  risorse limitate e attraverso un’oculata gestione di tempi e costi si potrà arrivare al raggiungimento degli obiettivi,  si tratta di massimizzare il ROI del progetto,  minimizzandone tutti i costi in modo da realizzare gli obiettivi con quanto pianificato e limitando l’utilizzo di  risorse non pianificate.

Senza una gestione accurata in fase di  preventivazione e pianificazione col  calcolo del ROI sarà impossibile  che la vostra organizzazione  gestisca coerentemente i costi, sicuramente molte sorprese e rischi potranno manifestarsi durante l’evoluzione del progetto.

Più riuscirete a centrare il target  in fase di stima del costo di progetto, più sarete in grado di gestire efficacemente il bilancio e la gestione di eventuali sorprese durante lo sviluppo di esso.

Avrete la possibilità di una migliore ripartizione di tutti i costi connessi con le sue attività e  si sarà in grado di eseguire una dettagliata analisi costi-benefici e di pianificare correttamente i fondi necessari.

Il project manager  dovrebbe sviluppare un budget per tutte le fasi del progetto partendo dalla pianificazione fino ad arrivare alla sua  chiusura comprendendo  anche una certa percentuale di budget per sorprese che si potranno venire a manifestare.

Il bilancio inizia con la stima semplice dei possibili costi e si sviluppa su “dettagli” aggiuntivi, fino a quando non viene rivisto più volte e raggiunge la fase in cui può essere concluso in un bilancio ufficiale sui costi che incideranno sul progetto.

Il budget del progetto deve includere gli stipendi, i costi per le attrezzature, l’affitto, appaltatori e fornitori, costi dei materiali, timeline, budget di viaggio e tutti gli altri costi e spese specifici, tra cui i costi indiretti o spese generali quali spese amministrative.

Poiché ogni progetto è una nuova “odissea” ci saranno molte incertezze coinvolte e molti costi che non possono essere completamente assegnati. Il vostro giudizio e  stima di essi  è di fondamentale importanza per il completamento del bilancio in maniera corretta  ci si dovrebbe sempre aspettare un certo livello di variazioni dei costi nel  vostro budget per i numeri reali di variazioni che verranno a manifestarsi.

Il processo di stima dei costi può essere difficile per i novizi e per project manager  inesperti, questa attività richiede esperienza ma al fine di una corretta pianificazione del lavora si dovrà sempre da un piano che dovrà comprende:

– Classificazione dei principali requisiti  per una corretta gestione di un progetto

Implementare le principali categorie di costo del progetto

Iniziare la gestione delle informazioni per i costi di ogni categoria del progetto

Cominciare al team di progetto tutti i dati che si verranno a sviluppare

Mentre si lavora, per ogni fase del progetto, è fondamentale ottenere input da gli  altri membri del team al fine di verificare costantemente il budget del progetto e per poter passare da una semplice preventivazione ad un piano di bilancio completo.